Etapas de un Evento: Pre- Evento, Evento y Post-Evento

Las tres etapas de un Evento se corresponden con las funciones básicas del proceso gerencial: Investigación, Planificación, Organización

PRE-EVENTO
Investigación

1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.

2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional).

Planificación
3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales.

4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.

5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes

6.- Definir:
*Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa.

*Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.

Organización
7- Nombrar al Comité Organizador

Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento.

Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.

8.-Fijar sede provisional del comité organizador.

9.-Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.

10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (se estimará tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros)

11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.

12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).

13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento, mas un 10% de gastos imprevistos).

EL EVENTO
Desarrollo y Dirección

Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.

Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.
POST-EVENTO
Evaluación

Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.

Se cancelan los pagos pendientes.

Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.

Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.

Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.

Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).