Creando y usando los documentos de texto de Google Docs

[Manuel López Caparrós]

Una vez que accedemos a nuestra cuenta y entramos en Docs podemos crear un documento de texto desde el menú lateral: Crear nuevo>Documento

Enseguida se nos muestra un folio en blanco para editar. Encima una barra de menú e iconos  semejante a la que tiene cualquier procesador de textos de escritorio. Para la mayoría de las situaciones suficiente para crear y componer un documento con muchas opciones de formato y otros detalles interesantes como la posibilidad de traducción a otros idiomas, descargar en distintos formatos el archivo (pdf, word, odt, rtf,..) o la de insertar comentarios, por citar algunos.

Como referencia enumero algunos de los que tengo diseñados para mi centro:

Actas de Ciclo, Memorias, guías, tablas informativas, listados, anuncios, convocatorias,...

Sería interesante que comentarias el posible uso que le dais para que pueda ser de utilidad al grupo. Plantear también las dudas, limitaciones y  posibilidades que se os ocurran. Intentaremos resolverlas entre todos/as.

[Manuel López Caparrós]

Como crear un documento de Google desde un mensaje de correo
Es un pequeño detalle que en mas de una ocasión me ha sido bastante útil, porque a veces necesitas disponer de la información contenida en un correo, tratarla como un documento independiente y archivarla en Docs.

Tenemos que habilitar una opción en Gmail, para ello accedemos a Gmail Labs (icono verde que aparece arriba a la derecha junto a nuestra cuenta de correo). Buscamos y habilitamos el que se llama Crear un documento

A partir de ahora siempre que tengamos un correo abierto a la derecha arriba aparecerá esta nueva opción, que también permite imprimir y abrir en otra ventana. Recomendable.

[Manuel López Caparrós]

Como ocultar documentos

Si tienes en Docs muchos documentos, puedes "ocultarlos" para que no aparezcan cada vez que abres la aplicación.
Hay dos maneras de hacerlo:

1ºArrastrandolos al menú lateral izquierdo donde pone Oculto
Esta es una carpeta para contener los documentos que ocultemos.

2º Marcando los que nos interesen. Ir a Mas accciones>Ocultar.

El proceso inverso, es decir mostrarlos y hacerlos visibles, se consigue marcando los documentos. Ir a Mas Acciones>Mostrar

[Alberto Armada]

Me gustaría saber si cuando queremos compartir un documento debemos escribir direcciones de correo de gmail, o si pueden ser de otros servicios de correo.

Saludos.

[Manuel López Caparrós]

Alberto,
Si escribes direcciones de correo de otros servicios, Google Docs envia las invitaciones de compartir sin ningún problema, pero cuando el que lo recibe quiere ver dicho documento, se abre una ventana donde te invita a abrirte una cuenta o a probar Docs temporalmente (24 horas).

Por lo tanto si vas a compartir un documento con alguien, te recomiendo que le adviertas de antemano que abra su correspondiente cuenta de Gmail si no la tiene.

[Alberto Armada]

Muy bien. La duda queda despejada. Me planteaba que el profesorado de mi centro abriese primero una cuenta en gmail antes de usar gdocs y quería saber responder a quienes me dijesen que ya tienen otros correos.

Muchas gracias.

[Pedro Márquez]

En mi centro hemos solicitado Google Apps Edición Educación y hemos creado una cuenta para cada profe. Así tenemos un correo electrónico y las herramientas de google "para el trabajo".
Es interesante si hay varios que vais a usar Google docs con los alumnos.

[Manuel López Caparrós]

Arrastrar y soltar imágenes en un documento
Se ha introducido esta semana una mejora en los documentos de texto de Google Docs.
Ahora es posible insertar una imagen rapidamente que tienes en el escritorio directamente a un documento de texto que estas editando con solo arrastrar y soltar dicha imagen en el documento.
Según informa Google esto es posible en las últimas versiones de los navegadores Firefox, Chrome y Safari.

[Pedro Márquez]

Con texto también funciona, e incluso entre navegadores diferentes. Al menos en Mac. Probaré en Linex, entre aplicaciones.

[Manuel López Caparrós]

Usando el OCR para reconocer texto de PDF
En ocasiones tenemos un documento PDF que necesitariamos editar. Para ello existen los programas de OCR (Reconocimiento Optico de caracteres), que nos facilitan esta tarea.
Puede que no lo sepas pero Docs hace unos meses incorporó esta posibilidad. Yo lo he usado en algunas ocasión y realmente funciona pero con un documento no muy largo, eso sí omite las imágenes que se tenga.
Reconozco que es mejorable esta utilidad pero si nos puede sacar de un apuro alguna vez.

Indico como hacerlo.
Si el PDF ya lo tienes en Google Docs.

Si vas a subirlo, mira abajo y marca la casilla para que se convierta.

[Manuel López Caparrós]

Ultimas mejoras en Google Docs
En este semana Google ha incorporado novedades que comento a continuación:

1º Mejoras en la Autocorrección
Es una utilidad que te permite sustituir texto por otro rapidamente mientras escribes, o incluso corregir esas las faltas de ortografía que siempre tienes inconscientemente.

-Para ver las autocorrecciones que ya hay instaladas vas a: Herramientas>Preferencias
-Cualquiera que añadas aparecerá aquí, por supuesto podrás desactivarlas en cualquier momento.
-Si quieres deshacer una autocorrección que acaba de ejecutarse utiliza ctrl Z (cmd Z en Mac)

2º LaTeX para editar ecuaciones
Ahora es mas fácil editar y escribir ecuaciones gracias al lenguaje LaTeX, que posibilita escribir expresiones que se convertirán automáticamente en símbolos y expresiones matemáticas. Muy útil para el profesorado de matemáticas por tanto.

3º Docs desde el móvil.
Puedes crear y editar documentos de texto y Hojas de cálculo desde el móvil.
No he podido probarlo todavía, porque no utilizo el móvil para esto, si alguien lo ha hecho que lo comente por favor.

Enlazo con el blog oficial de Google donde se publicaron estas noticias:

http://googledocs.blogspot.com/2010/11/faster-typing-fewer-mistakes...

http://googledocs.blogspot.com/2010/11/tips-tricks-creating-new-goo...

[Mar]

También he visto que los documentos tienen un nuevo botoncito que se llama DEBATES.

En sí es como un chat, según mi apreciación, con el mismo formato que tiene BUZ, pero en él se añade que dicho comentario el cual puede ser resuelto por los demás editores, continuar el comentario, anularlo, añadir un enlace, borrarlo... Y aún más podemos configurar que las modificaciones del texto y sus comentarios nos sean notificadas por email.

 

No sé si estoy en lo cierto, pero me parece muy práctico, ya que antes ensuciábamos los DOCS a base de colorines, notas o comentarios adjuntos.

[Luis Miguel Iglesias Albarrán]

Si que es cierto Mar es una mejora que han introducido últimamente y que da un juego enorme en el trabajo colaborativo.

 

Si ya incluyesen un color de manera automática por cada uno de los colaboradores, de manera automática, sería fantástico.

 

Además, cuando haces cambios, puedes enviar un correo a los editores, desde el propio documento, indicándole que han habido cambios. Ésto facilita mucho la comunicación, puesto que de esta manera no es necesario ir mirando el documento periódicamente, para ver si alguien ha escrito.

 

Un saludo a tod@s los asiduos a este grupo y, en particular, a Manuel López por su buena gestión y dinamización del mismo.